Kundenstimme: BEST Fluidsysteme GmbH
Dynamics 365 Sales und SAP für transparente Vertriebssteuerung
Vertrieb strukturieren, Daten integrieren und Entscheidungen fundiert treffen
Überblick
BEST Fluidsysteme GmbH, bekannt unter dem Marketingnamen Swagelok Hamburg, ist ein etabliertes Vertriebs- und Servicezentrum der internationalen Swagelok Company mit Sitz in Brackel bei Hamburg. Das Unternehmen betreut Kunden in Norddeutschland und vertreibt hochwertige Fluidsystemkomponenten sowie komplette Systemlösungen.
Ergänzt wird das Angebot durch ein umfassendes Serviceportfolio mit Montageleistungen, Beratung und technischen Dienstleistungen. BEST Fluidsysteme ist seit Jahrzehnten am Markt etabliert und zeichnet sich durch hohe technische Kompetenz und eine enge Kundenbetreuung aus.
Vor dem Projekt bestand kein zentrales CRM-System. Vertriebsprozesse, Kundeninformationen und externe Systeme wie SAP waren nicht integriert. Dadurch fehlten Transparenz im Außendienst sowie eine durchgängige Steuerbarkeit der Vertriebsaktivitäten.
Zielsetzung
Ziel des Projekts war der Aufbau einer zentralen Plattform zur strukturierten Steuerung des Vertriebs sowie zur Integration bestehender Datenquellen.
Im Detail ging es darum:
- ein einheitliches CRM-System für den Außendienst einzuführen
- Vertriebsprozesse zu standardisieren und digital abzubilden
- SAP-Stammdaten wie Firmen und Kontakte im CRM verfügbar zu machen
- eine übergreifende Reporting- und Analyseplattform aufzubauen
- Planungsdaten im CRM zu integrieren und für Power BI nutzbar zu machen
Vorgehen
Das Projekt wurde in mehreren aufeinander aufbauenden Schritten umgesetzt, mit dem Ziel, Vertrieb, Daten und Auswertung systematisch miteinander zu verbinden.
Zunächst wurde Microsoft Dynamics 365 Sales als zentrales CRM-System eingeführt. Die Lösung wurde an die spezifischen Anforderungen des Vertriebs angepasst, insbesondere für beratungsintensive Produkte mit hohem Abstimmungsbedarf.
Im nächsten Schritt wurden relevante Stammdaten aus SAP, insbesondere Firmen und Kontakte, in Dynamics 365 integriert. Dadurch standen diese Informationen zentral und aktuell im CRM zur Verfügung.
Parallel dazu wurde der Verkaufsprozess im CRM standardisiert. Verkaufschancen und Pipeline-Strukturen wurden einheitlich definiert, sodass ein konsistentes Verständnis des Vertriebsprozesses entstand.
Ergänzend wurde ein Data Warehouse auf Basis von Microsoft Azure aufgebaut. Dieses konsolidiert Daten aus SAP und dem CRM und schafft eine Grundlage für übergreifende Analysen, etwa zu Umsatz- und Kundenentwicklungen.
Darauf aufbauend wurden Planungsdaten aus dem CRM in das Data Warehouse integriert und in Power BI verfügbar gemacht. So konnten vertriebliche Kennzahlen datenbasiert geplant und ausgewertet werden.
Ergebnis
Mit der Einführung von Dynamics 365 Sales und der Integration von SAP verfügt BEST Fluidsysteme heute über eine zentrale Plattform für Vertrieb, Daten und Auswertung. Vertriebsaktivitäten sind transparent, Prozesse klar strukturiert und Daten konsistent verfügbar.
Der Außendienst kann seine Aktivitäten gezielt planen und dokumentieren, während die Vertriebsleitung konsolidierte Einblicke in Pipeline- und Umsatzentwicklungen erhält.
Die Data-Warehouse-Lösung auf Azure bildet eine stabile Grundlage für ganzheitliche Analysen und steuerungsrelevante Kennzahlen. Die Integration der Planungsdaten ermöglicht zudem fundierte Controlling- und Forecast-Prozesse auf Management-Ebene.
Ausblick
Auf dieser Grundlage sind weitere Ausbaustufen möglich. Perspektivisch können mobile Vertriebsunterstützung, KI-gestützte Prognosemodelle in Power BI oder zusätzliche Automatisierungen im Lead- und Opportunity-Management umgesetzt werden.
Die verstärkte Nutzung von Daten für strategische Entscheidungen bietet langfristig zusätzliche Potenziale zur Weiterentwicklung der Vertriebsorganisation und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
Kundenstimme
„Dank der schnellen Umsetzung und kompetenten Beratung mit praktikabler Lösungsfindung war es uns möglich, in kürzester Zeit eine Vereinheitlichung der Vertriebsprozesse zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit dem Projektteam der WYSA zeigte uns schnell ein hohes Verständnis für unsere Prozesse und Visionen, die schnell zur Realität wurden. Der Vertrieb ist nun noch transparenter und effektiver, wir freuen uns auf die weiteren Schritte mit der WYSA.“
Disclaimer: „Die enthaltenen Meinungen und Hinweise stammen ausschließlich von der BEST Fluidsysteme GmbH (Swagelok Hamburg) und spiegeln nicht die Position der Swagelok Company wider. Die BEST Fluidsysteme GmbH (Swagelok Hamburg) agiert als autorisiertes Vertriebs- und Servicezentrum der Swagelok Company.“
Marc Siele
Chief Commercial Officer | BEST Fluidsysteme GmbH Hamburg
