dsyr.DocuStructure
Strukturierte Dokumentablage für Dynamics 365
dsyr.DocuStructure ergänzt Microsoft Dynamics 365 um eine klare und nachvollziehbare Dokumentstruktur.
Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern im richtigen Kontext organisiert – direkt am Datensatz.
So entsteht eine verlässliche Grundlage für Transparenz, Zusammenarbeit und die spätere Nutzung von Informationen.
Wenn Dokumente vorhanden sind, allerdings keine Struktur besteht
In vielen CRM-Systemen werden Dokumente grundsätzlich erfasst, jedoch selten systematisch organisiert. Die Integration mit SharePoint stellt sicher, dass Dateien am Datensatz verfügbar sind – eine klare Struktur entsteht daraus jedoch nicht automatisch.
Gerade im Vertrieb und Service wächst die Anzahl an Dokumenten schnell: Angebote, Ausschreibungen, Präsentationen oder interne Abstimmungen. Ohne definierte Ablage landen diese Inhalte häufig in gemeinsamen Ordnern ohne klare Ordnung.
So entsteht eine Situation, in der Informationen zwar vorhanden sind, im Alltag jedoch nur mit Aufwand auffindbar bleiben. Gleichzeitig fehlt eine einheitliche Logik, die Orientierung gibt und eine konsistente Arbeitsweise unterstützt.
Mit Blick auf zukünftige Anforderungen – etwa datenbasierte Auswertungen oder KI-gestützte Nutzung – wird diese fehlende Struktur zunehmend zum limitierenden Faktor.
Typische Herausforderungen:
- Dokumente liegen unsortiert im selben Ordner
- Keine einheitliche Ablagestruktur im Team
- Hoher Suchaufwand im Tagesgeschäft
- Mehrfachablagen und Versionskonflikte
- Inhalte sind nur eingeschränkt auswertbar
Dokumente im richtigen Kontext strukturieren
dsyr.DocuStructure erweitert die bestehende SharePoint-Integration von Dynamics 365 um eine klar definierte Ordnerlogik.
Für relevante Datensätze wie Firmen, Leads oder Verkaufschancen wird automatisch eine strukturierte Dokumentablage bereitgestellt. Diese orientiert sich an typischen Abläufen im Vertrieb und Service und bildet wiederkehrende Dokumentarten systematisch ab.
So entsteht von Beginn an eine konsistente Struktur, die mit den Prozessen mitwächst. Mitarbeitende erkennen unmittelbar, wo Dokumente abgelegt werden und wo relevante Informationen zu finden sind.
Die Dokumentablage wird damit Teil des Arbeitsprozesses – nicht nur ein technischer Speicherort. Gleichzeitig entsteht eine belastbare Grundlage für Auswertungen und zukünftige KI-Szenarien, da Inhalte eindeutig zugeordnet und kontextualisiert sind.
So wird aus einer Sammlung von Dateien ein strukturiertes Informationssystem, das im Alltag Orientierung schafft und langfristig nutzbar bleibt.
Klare Struktur
Dokumente werden von Beginn an in einer nachvollziehbaren Ordnerlogik organisiert.
Schneller Zugriff
Relevante Informationen sind direkt auffindbar, ohne zusätzlichen Suchaufwand.
Einheitliche Ablage
Alle Beteiligten arbeiten nach derselben Struktur und klaren Zuordnung.
Stabile Grundlage
Die strukturierte Ablage ermöglicht eine gezielte Auswertung und Weiterverwendung von Inhalten.
So gehen wir vor:
Struktur entsteht aus dem Prozess heraus
Zu Beginn definieren wir gemeinsam, welche Dokumente im jeweiligen Prozess tatsächlich entstehen und wie diese sinnvoll strukturiert werden sollten. Dabei fließen erprobte Muster aus Vertrieb und Service ebenso ein wie die konkrete Arbeitsweise im Unternehmen.
Auf dieser Grundlage gestalten wir eine klare Ordnerlogik, die im Alltag funktioniert und gleichzeitig langfristig stabil bleibt. Die Struktur wird anschließend so in Dynamics 365 und SharePoint integriert, dass sie automatisch für neue Datensätze bereitsteht.
So entsteht eine Dokumentablage, die konsequent genutzt wird, Orientierung gibt und eine verlässliche Grundlage für strukturierte Kundenprozesse bildet.
Dokumente verlässlich nutzbar machen
Du möchtest prüfen, wie sich Deine Dokumentablage im CRM klar strukturieren und im Alltag verlässlich nutzen lässt?
Dann schildere uns kurz Deine aktuelle Ausgangssituation. Wir zeigen Dir, welche Struktur sinnvoll ist und wie sich diese in Deinem System sauber umsetzen lässt.
Philipp Schulze Tertilt
Geschäftsführender Gesellschafter