Kundenstimme: ProEco Rheinland GmbH & Co. KG

Integrierte CRM- und ERP-Architektur für skalierbare Geschäftsprozesse

Vertrieb, Leistungserbringung und Abrechnung durchgängig verbinden

ProEco Rheinland Logo mit schwarzem Schriftzug und rotem Sparkassen-Symbol auf hellem Hintergrund

Überblick

Die ProEco Rheinland GmbH & Co. KG ist ein Scale-Up der 27 rheinischen Sparkassen und agiert als das Kompetenzzentrum der Sparkassen für Nachhaltigkeit. Sie unterstützt sowohl Privat- als auch Firmenkunden mit Beratungs- und Digital-Dienstleistungen rund um Nachhaltigkeit, Energieberatung, Photovoltaik, Wärmepumpen und Fördermittelservices.

Als junges Unternehmen stand die ProEco Rheinland vor der Herausforderung, seine internen Geschäftsprozesse und die Kundenkommunikation auf ein modernes, skalierbares Fundament zu stellen: Es gab, abgesehen von Microsoft Office, keine IT-Infrastruktur, keine integrierte Lösung für CRM- und ERP-Prozesse, die sowohl Vertriebs- , Leistungserbringungs-, als auch Abrechnungsprozesse sauber abbildet.

Zielsetzung

Im Detail ging es darum:

  • eine vollständig neue, cloudbasierte IT-Systemarchitektur etablieren
  • Microsoft Dynamics 365 Sales als CRM-System einführen,
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-System zu integrieren
  • eine durchgängige Prozess-Automatisierung zwischen Vertrieb, Service, CRM und ERP aufbauen

Dabei sollte nicht nur ein CRM-Tool eingeführt werden, sondern ein ganzheitlicher Architekturansatz, der Vertrieb, Produktdaten, Angebotserstellung, Zeit- und Abrechnungsprozesse konsistent abbildet und sauber mit dem ERP-System verknüpft ist.

Vorgehen

Strategische Planung und Architektur

Gemeinsam mit dem Partner GOB aus Krefeld wurde gemeinsam mit der ProEco Rheinland eine Systemarchitektur erarbeitet, die CRM- und ERP-Funktionen zusammenführt und gleichzeitig genügend Flexibilität für künftige digitale Erweiterungen bietet.

Einführung von CRM und ERP

  • Dynamics 365 Sales wurde als zentrales CRM-System eingeführt:
    • Vertriebsprozess-Standards werden digital abgebildet. 
    • Leads werden automatisiert über Schnittstellen der Sparkassen sowie anderer Partner erfasst. 
    • Produktinformationen werden direkt in Business Central angelegt und nach CRM übertragen – ohne Insellösungen.   
  • Dynamics 365 Business Central als ERP-System sorgt für die wirtschaftliche Abwicklung:
    • Im CRM erzeugte Angebote und Abrechnungsdaten werden bidirektional an Business Central übergeben. 
    • Die Rechnungsstellung wird zentral über Business Central abgewickelt wie auch die Preisfindung.

Prozessintegration & Automatisierung

  • Automatisierte Schnittstellen sorgen dafür, dass Leads ohne manuellen Aufwand ins CRM gelangen. 
  • Die Angebotserstellung erfolgt vollständig im CRM, was den Vertriebsprozess verschlankt und beschleunigt. 
  • Angebote können durch die Integration von DocuSign digital unterzeichnet und abgelegt werden
  • Übergebene Leads können mit Statusinformationen an die Sparkassen zurückgemeldet werden, sodass dort jederzeit transparent ist, was aus den übergebenen Leads geworden ist

Kontinuierliche Prozessoptimierung

In einem weiteren Projektschritt wird Customer Insights Journeys eingeführt, um das E-Marketing direkt aus dem CRM-System heraus zu steuern.

Parallel dazu werden permanent Prozessverbesserungen identifiziert und gemeinsam mit ProEco umgesetzt, mit dem Ziel, CRM-Abläufe noch effizienter und transparenter abzubilden und weiter zu automatisieren.

Ergebnis

  • Eine vollständige IT-Infrastruktur mit integriertem CRM und ERP. 
  • Vertriebsprozesse digital, automatisiert und transparent abgebildet. 
  • Effiziente Lead-Erfassung über (Sparkassen)-Schnittstellen. 
  • Produkt- und Angebotsdatenpflege, Angebots- und Abrechnungsprozesse aus einem System heraus gesteuert. 
  • Angeschlossene Abrechnung und Fakturierung über Business Central
  • Ein echtes Fundament für zukünftige Prozess-Ausbau- und Analyse-Szenarien.

Diese Lösung schafft nicht nur Transparenz und Konsistenz über die Kernprozesse hinweg, sondern auch eine solide Basis für weiteres Wachstum und digitale Innovationen im Unternehmen.

Ausblick

ProEco arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung seiner Prozesse:

  • Die vollständige Einführung von Customer Insights
  • Weitere Automatisierungen und Optimierungen von CRM-Abläufen stehen auf der Agenda.

Kundenstimme

„Wir sind froh, dass wir uns bei der Wahl unseres CRM Dienstleisters für WYSA und GOB entschieden haben. Beide Unternehmen verfügen über eine sehr hohe Kompetenz in ihrem jeweiligen Tätigkeitsfeld und haben es uns ermöglicht, ganzheitliche Prozesse zwischen den Systemen aufzubauen. Wir schätzen die WYSA als einen stets verlässlichen Partner.

Natürlich gibt es im IT-Geschäft immer wieder Herausforderungen – das gehört dazu. Entscheidend ist für uns jedoch, dass man diese Themen offen ansprechen kann und gemeinsam mit der WYSA kontinuierlich Optimierungen erarbeitet. Sehr positiv empfinden wir zudem die Zusammenarbeit über ein gemeinsames Ticket-Tool (DevOPS), da Anforderungen dort transparent erfasst, nachverfolgt und umgesetzt werden.

Über die Zeit hat sich darüber hinaus auch die persönliche Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten sehr positiv entwickelt. Es macht uns Freude, mit der WYSA zusammenzuarbeiten.“

Daniel Poerschke

COO